Was macht eine Hochzeitsplanerin?

Die Vorfreude ist da. Ihr habt erste Ideen für Eure Hochzeit, sprecht über mögliche Locations und stellt Euch vor, wie es sein wird, all Eure Lieblingsmenschen an einem Ort zu haben.

Mit den ersten Anfragen kommen dann die Entscheidungen. Welche Location passt zu Euch? Was ist im Angebot enthalten? Wann müsst Ihr die nächsten Dienstleister buchen? Und wie soll die ganze Planung neben Arbeit und Alltag Platz finden?

Vielleicht macht Euch vieles davon Freude. Trotzdem möchtet Ihr nicht jeden freien Abend mit Recherche verbringen oder ständig überlegen, ob Ihr etwas vergessen habt.

Als Hochzeitsplanerin übernehme ich die vereinbarten organisatorischen Aufgaben und halte die offenen Fragen zusammen. Ihr wisst, was als Nächstes ansteht, und habt jemanden, mit dem Ihr Entscheidungen besprechen könnt. Wie das konkret aussieht, erkläre ich Euch hier.

Wenn Ihr nicht wisst, womit Ihr anfangen sollt

Am Anfang wirken viele Aufgaben gleich dringend. Ihr beschäftigt Euch mit Blumen, obwohl der Ort noch nicht feststeht, oder sucht nach einem Menü, bevor Ihr wisst, welche Möglichkeiten die Location bietet.

Ich bringe die Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge. Zuerst sprechen wir darüber, wie Ihr heiraten möchtet, welche Gästezahl Ihr ungefähr plant und welches Budget vorgesehen ist. Daraus ergibt sich, welche Entscheidungen zuerst getroffen werden sollten und was noch Zeit hat.

Ihr müsst Euch also nicht selbst durch sämtliche Checklisten arbeiten und herausfinden, welche davon für Eure Hochzeit überhaupt relevant sind. Ich bereite die nächsten Schritte vor und sage Euch, wann ich eine Entscheidung von Euch brauche.

Das nimmt auch dieses ständige Gefühl, eigentlich schon weiter sein zu müssen.

Wenn Recherche und Angebotsvergleiche Eure Abende füllen

Eine Location zu finden bedeutet oft mehr, als schöne Bilder anzuschauen. Ist Euer Termin noch frei? Gibt es genügend Platz? Welche zusätzlichen Kosten kommen dazu? Und funktioniert die Location auch bei schlechtem Wetter?

Ähnlich sieht es bei der Suche nach anderen Dienstleistern aus. Eine Anfrage führt zur nächsten Rückfrage, Angebote müssen verglichen und fehlende Informationen eingeholt werden.

Ich übernehme diese Recherche im vereinbarten Umfang und stelle Euch eine überschaubare Auswahl zusammen. Dabei schaue ich darauf, ob die Angebote zu Euren Vorstellungen und zum finanziellen Rahmen passen.

Ihr könnt Euch mit den Möglichkeiten beschäftigen, die tatsächlich infrage kommen. Die Vorarbeit, das Nachfragen und das Nachhalten offener Antworten liegen bei mir.

Wenn Ihr viele Ideen habt, aber noch kein Gesamtbild

Vielleicht habt Ihr schon zahlreiche Bilder gespeichert. Euch gefallen unterschiedliche Farben und Dekorationen, und Ihr fragt Euch, wie daraus eine Hochzeit werden soll, bei der alles zusammenpasst.

Ich gehe Eure Ideen mit Euch durch und schaue darauf, was Euch daran gefällt. Manchmal ist es die Atmosphäre eines Raumes, manchmal eine bestimmte Tischgestaltung. Nicht jedes Detail auf einem Bild muss deshalb übernommen werden.

Daraus entwickle ich eine gestalterische Richtung, die sich in Eurer Location umsetzen lässt. Ich berücksichtige, was bereits vorhanden ist und welche Ausstattung zusätzlich gebraucht wird.

Nachhaltige Möglichkeiten gehören für mich dazu. Beispielsweise, ob sich Dekoration leihen lässt oder Blumen während des Tages an mehreren Stellen verwendet werden können.

So bekommt Ihr eine Grundlage für weitere Entscheidungen und müsst nicht bei jedem neuen Vorschlag wieder von vorne anfangen.

Wenn Ihr Euch fragt, was mit Eurem Budget machbar ist

Über Geld zu sprechen gehört zur Hochzeitsplanung. Trotzdem ist es am Anfang schwer einzuschätzen, welche Beträge realistisch sind und welche Kosten noch hinzukommen.

Ich verschaffe Euch einen Überblick über die geplanten Ausgaben und ordne Angebote ein. Bei einer Location prüfe ich beispielsweise, welche Ausstattung enthalten ist. Bei anderen Dienstleistern können zusätzliche Stunden oder Fahrtkosten relevant sein.

Wir besprechen, wofür Ihr Euer Budget einsetzen möchtet. Wenn Euch das Essen sehr wichtig ist, sollte sich das in der Planung widerspiegeln. Wenn eine Idee den vorgesehenen Rahmen übersteigt, sage ich Euch das offen und schlage andere Möglichkeiten vor.

Ihr müsst solche Entscheidungen nicht allein auf Grundlage eines Angebotspreises treffen. Ich helfe Euch zu verstehen, was dahintersteht und welche Auswirkungen eine Buchung auf die weitere Planung hat.

Wenn Absprachen langsam unübersichtlich werden

Die Floristik hat etwas am Telefon bestätigt, das Catering braucht noch eine Rückmeldung und in einer Nachricht steht eine geänderte Aufbauzeit.

Mit jeder Buchung kommen Informationen dazu. Alle Beteiligten kennen ihren eigenen Aufgabenbereich. Jemand muss aber auch prüfen, ob die Absprachen insgesamt zusammenpassen.

Diese Aufgabe übernehme ich. Ich halte Termine und offene Punkte fest, frage nach und gebe die nötigen Informationen weiter.

Wenn sich beispielsweise eine Anlieferung verschiebt, kläre ich, ob weiterhin jemand vor Ort ist und ob andere Arbeiten davon abhängen. Ihr müsst dann nicht selbst zwischen mehreren Dienstleistern vermitteln.

Ein großer Teil der Entlastung entsteht genau hier: Ihr wisst, dass sich jemand kümmert. Eine offene Aufgabe muss nicht bis zur nächsten freien Stunde in Eurem Kopf bleiben.

Was eine Hochzeitsplanerin am Hochzeitstag übernimmt

Wenn meine Begleitung am Hochzeitstag vereinbart ist, kenne ich Eure Planung und die Absprachen mit den Dienstleistern. Ich bin vor Ort ansprechbar und kümmere mich um die organisatorischen Fragen.

Während Ihr Euch auf die Trauung vorbereitet, stimme ich mich beispielsweise zum Aufbau ab. Nach der Trauung könnt Ihr bei den Gratulationen bleiben, während ich mit den Beteiligten den nächsten Programmpunkt vorbereite.

Auch wenn sich etwas verändert, braucht es jemanden, der den Überblick behält. Dauert ein Programmpunkt länger, kläre ich mit Küche und weiteren Dienstleistern, wie sich der Ablauf anpassen lässt. Vorher besprechen wir, welche Entscheidungen ich selbstständig treffen kann und wann ich Euch einbeziehe.

Ihr sollt bei einer Umarmung oder einem Gespräch nicht schon daran denken müssen, wer gerade auf eine Rückmeldung wartet. Meine Aufgabe ist, Euch diese Verantwortung abzunehmen, damit Ihr Euren Hochzeitstag erleben und genießen könnt.

Auch Eure Gäste werden dadurch entlastet. Eure Trauzeugen oder Eltern müssen nicht nebenbei die gesamte Organisation übernehmen und können den Tag mit Euch verbringen.

Wie viel entscheidet Ihr noch selbst?

Vielleicht gefällt Euch der Gedanke an Unterstützung, aber Ihr möchtet Eure Hochzeit nicht aus der Hand geben.

Das müsst Ihr auch nicht. Ihr entscheidet, welche Angebote Ihr annehmt, was Euch gefällt und wofür Ihr Geld ausgeben möchtet. Ich bereite Entscheidungen vor und kümmere mich um die Umsetzung der vereinbarten Aufgaben.

Über die Monate lerne ich Euch besser kennen. Ich verstehe, welche Dinge Euch wichtig sind und wo Ihr Euch eine Empfehlung wünscht. Das erleichtert die Zusammenarbeit und gibt Euch die Sicherheit, dass Eure Vorstellungen bei der Planung berücksichtigt werden.

Mir ist wichtig, dass Ihr jederzeit wisst, was gerade passiert. Unterstützung soll Euch Arbeit abnehmen und Euch zugleich einen guten Überblick geben.

Welche Unterstützung passt zu Euch?

Bei einer Vollplanung übernehme ich die Organisation von Beginn an. Das kann passen, wenn Ihr Euch Unterstützung bei den grundlegenden Entscheidungen wünscht und die laufende Planung abgeben möchtet.

Eine Teilplanung ist sinnvoll, wenn bereits einiges feststeht. Ich steige dort ein, wo Ihr gerade Unterstützung braucht, und übernehme ausgewählte Bereiche.

Bei der Hochzeitskoordination habt Ihr selbst geplant. Ich arbeite mich vorab in Eure Absprachen ein, kläre offene organisatorische Punkte und übernehme die Koordination am Hochzeitstag.

Ihr könnt also auch dann mit mir arbeiten, wenn Ihr gern organisiert oder schon Dienstleister gebucht habt. Entscheidend ist, welche Aufgaben Ihr selbst übernehmen möchtet und wo Ihr Entlastung sucht.

Hier findet Ihr mehr zu meinen Leistungen.

Ihr müsst nicht an alles denken

Eine Hochzeit zu planen kann neben einem vollen Alltag viel Raum einnehmen. Mit Unterstützung müsst Ihr nicht jede Information selbst zusammensuchen und jede offene Frage im Blick behalten.

Ich bringe meine Erfahrung aus dem Eventmanagement ein und übernehme Verantwortung für die vereinbarten Aufgaben. So bleibt in den Monaten vor Eurer Hochzeit auch Zeit, Euch auf das zu freuen, was Ihr gerade vorbereitet.

Wenn Ihr Eure Hochzeit in München oder Bayern plant, erzählt mir, was schon feststeht und was Euch noch beschäftigt. Dann schauen wir, welche Unterstützung für Euch passt.

Erzählt mir von Eurer Hochzeit.